GDPR
Zpracování a ochrana osobních údajů v notářské kanceláři Mgr. Jany Hyrákové, notářky se sídlem v Brně
Mgr. Jana Hyráková, notářka se sídlem v Brně, poskytuje tímto podle ustanovení čl. 13
Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob
v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o
zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále jen "GDPR", přehled
o zpracování o ochraně osobních údajů ve své notářské kanceláři na adrese Jakubské náměstí 127/5, 602 00 Brno, Brno-město, Česká republika.
Správce osobních údajů:
1. pro oblast notářské činnosti a další činnosti (s výjimkou činnosti v řízení o pozůstalosti)
Mgr. Jana Hyráková, tel. +420 539 011 498, e-mail: jhyrakova@jhyrakovanotarka.eu,
ID datové schránky gc6b9yn
2. pro oblast řízení o pozůstalosti
Městský soud v Brně, Polní 994/39, 639 00 Brno, Štýřice, Česká republika,
tel. +420 546 511 111,
e-mail: podatelna@msoud.brn.justice.cz,
ID datové schránky 7y7abii
Pověřenec pro ochranu osobních údajů:
Výkonem funkce pověřence pro ochranu osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti (nikoliv však v oblasti činnosti v řízení o pozůstalosti) je pověřen:
JUDr. Petr Klika
Apolinářská 442/12, 128 00 Praha 2
petr.klika@nkcr.cz
+420 234 773 707
V oblasti činnosti v řízení o pozůstalosti správce nebo zpracovatel nejmenuje pověřence pro ochranu osobních údajů v souladu s ustanovením § 37 odst. 1 písm. a) GDPR v případě, kdy zpracování provádí soud jednající v rámci svých soudních pravomocí. Notář je v řízení o pozůstalosti soudem pověřován, aby jako soudní komisař provedl příslušné úkony soudu prvního stupně. Pro tuto oblast tedy není pověřenec pro ochranu osobních údajů jmenován.
Účel a právní základ zpracování osobních údajů:
Notář je ve smyslu zákona č. 358/1992 Sb., o notářském řádu a jejich činnosti (notářský řád), fyzická osoba, kterou stát pověřil notářským úřadem. Při své notářské činnosti zejména sepisuje veřejné listiny o právních jednáních, osvědčuje právně významné skutečnosti a prohlášení, přijímá listiny a peníze do notářské úschovy, dále provádí zápisy do Rejstříku zástav, veřejných rejstříků a veřejných seznamů (notářská činnost). V souvislosti s notářskou činností může notář udělovat právní porady a zastupovat klienty v jednání s fyzickými a právnickými osoba a v řízení před orgány veřejné moci, sepisovat listiny, zpracovávat právní rozbory, vykonávat správu majetku, funkci insolvenčního správce ad.
Notář dále ve smyslu § 100 zákona č. 292/2013 Sb., o zvláštních řízeních soudních, jako soudní komisař pověřený soudem provádí úkony soudu prvního stupně v řízení o pozůstalosti.
Za účelem plnění výše uvedených zákonných povinností a pro splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, zejména účastníků právních jednání, o kterých je pořizován notářský zápis, jejich zástupců, svědků, důvěrníků, tlumočníků, dále žadatelů o osvědčení právně významných skutečností a prohlášení, žadatelů o notářskou úschovu listin, složitelů a příjemců notářské úschovy peněz, jiných osoba ve smyslu § 91 notářského řádu, věřitelů podle § 94b a násl. notářského řádu a dalších.
Jako soudní komisař zpracovává notář osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky řízení o pozůstalosti.
Současně notář za účelem řádného výkonu své činnosti, zajišťování chodu kanceláře zejména po stránce organizační, hospodářské a finanční, zpracovává osobní údaje smluvních dodavatelů-fyzických osob z titulu plnění smluvních povinností.
Notář je dále zaměstnavatelem podle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a v souladu s tímto právním předpisem vede osobní spisy zaměstnanců. Osobní údaje zaměstnanců dále zpracovává pro plnění povinností vyplývajících z daňových předpisů, předpisů upravujících sociální zabezpečení a zdravotní pojištění a předpisů upravujících náhradu mzdy zaměstnanci v dočasné pracovní neschopnosti.
Právními tituly pro zpracování osobních údajů tedy podle GDPR a ustanovení § 5 písm. a) a b) zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, jsou:
1. nezbytnost zpracování pro splnění právní povinnosti, která se na správce či zpracovatele vztahuje,
2. nezbytnost zpracování pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce či zpracovatel, a
3. nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.
Získávání osobních údajů z jiných zdrojů:
Je-li to nezbytné pro zajištění výkonu konkrétního úkolu, může notář získat osobní údaje z veřejných rejstříků nebo seznamů anebo z neveřejných informačních systémů, k nimž má zákonné oprávnění přistupovat (§ 109a až § 109f notářského řádu). Osobní údaje mohou být postoupeny orgány veřejné moci nebo mohou být součástí podání, která jsou notáři doručena.
Předávání osobních údajů:
Případné předávání osobních údajů jinému správci je možné pouze na základě konkrétního právního předpisu, který takovou možnost či povinnost upravuje. Příjemci těchto osobních údajů jsou zpravidla orgány veřejné moci. V odůvodněných případech mohou být osobní údaje, které jsou uložené v informačních systémech zpracovávány zpracovateli externími dodavateli informačních systémů, a to za účelem údržby a rozvoje informačních systémů.
Délka uchovávání osobních údajů:
Délka uchovávání osobních údajů v oblasti notářské činnosti a další činnosti vychází z kancelářského řádu, který je vnitřním předpisem Notářské komory České republiky, jímž jsou notáři vázaní. Po uplynutí lhůty stanovené v § 30 odst. 1 a § 49 odst. 2 kancelářského řádu jsou písemnosti obsahující osobní údaje zlikvidovány; obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě. Písemnosti, obsahující osobní údaje, definované v § 49 odst. 1 kancelářského řádu podléhají skartačnímu řízení a po uplynutí skartační lhůty podle přílohy č. 10 kancelářského řádu jsou zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ustanovením § 8 zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
V případě činnosti v řízení o pozůstalosti notář jako soudní komisař po ukončení příslušného řízení předává soudní spis příslušnému soudu. Délka uchovávání osobních údajů je centrálně upravena Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy. Po uplynutí skartační lhůty jsou písemnosti obsahující osobní údaje následující rok zahrnuty do skartačního řízení v souladu s ustanovením § 8 zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. Obdobně tak jsou zlikvidovány osobní údaje v digitální podobě.
Práva a povinnosti subjektů osobních údajů:
GDPR umožňuje subjektům osobních údajů v závislosti na konkrétních právních titulech zpracování osobních údajů uplatnit následující práva:
a) právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR )
b) právo na opravu - doplnění (čl. 16 GDPR)
c) právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR).
Následující práva mohou být uplatněna pouze v omezeném rozsahu či je nelze uplatnit:
a) právo na výmaz (právo být zapomenut) - (čl. 17 GDPR)
b) právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
c) právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 odst. 1 GDPR)
d) právo podat stížnost u dozorového úřadu (čl. 77 GDPR)
Uplatnění dotazů a žádostí:
Své dotazy a žádosti můžete uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů správce. Po posouzení důvodnosti žádosti budete do 30 dnů ode dne obdržení žádosti informováni o způsobu vyřízení a přijatých opatření. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.
Orgán pro vyřízení stížností:
Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR).
Kontaktní údaje úřadu:
Pplk. Sochora 727/27,
170 00 Praha, Holešovice
+420 234 665 111
ID datové schránky: qkbaa2n